7 Dinge, mit denen Sie neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung unterstützen

Kommen neue Mitarbeiter in ein Unternehmen, bedeutet das in der Regel für beide Seiten eine Herausforderung. Die neuen Kollegen sollen sich schnell in die Arbeitsabläufe einfügen. Dafür benötigen Sie die richtige Betreuung. In jedem Unternehmen gibt es andere Arbeitsabläufe, Schnittstellen, Computerprogramme, Ansprechpartner und Sprachregelungen. Daher brauchen neue Mitarbeiter eine Einarbeitung – egal, wie erfahren und qualifiziert sie sind. Und sie müssen ein Gespür dafür entwickeln, wie das Unternehmen „tickt“, welche Werte ihm wichtig sind und welche Ziele es verfolgt.

Unterstützung für neue Mitarbeiter – Leitfaden für alle

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fällt je nach Branche und beruflicher Position unterschiedlich aus. Daher sollten Sie die vorhandenen Möglichkeiten individuell im Verhältnis zu Ihrem Verantwortungsbereich anwenden. Viele Unternehmen vernachlässigen die Unterstützung für neue Mitarbeiter aufgrund von Zeitmangel. Dies ist ein fataler Fehler! Eine gute Einarbeitung ist eine Investition für die Zukunft.
Sind neue Mitarbeiter auf sich gestellt, müssen sie Informationen selbst mühsam zusammentragen. Dies bedeutet letztlich einen viel größeren Zeitaufwand als eine gründliche und gewissenhafte Einarbeitung. Es gilt, den Mitarbeitern klare Strukturen in die Hand zu geben. Dabei gibt es viele Dinge, die lediglich mit einem einmaligen Aufwand verbunden sind und sich danach zum Selbstläufer entwickeln.
Folgende Maßnahmen sind nützlich:

1. Für jede Abteilung ein Handbuch erstellen

Ein Handbuch bedeutet zunächst einen etwas größeren Arbeitsaufwand. Im Gegenzug hat es aber den Vorteil, dass Sie diesen Aufwand nur einmalig investieren. Ein gutes Handbuch mit Abteilungsstandards bleibt lange aktuell. Hierbei kommt es weniger auf den Umfang als auf Präzision an. Wichtig ist, die Spielregeln der Abteilung klar und deutlich zu kommunizieren.

Diese Themen gehören in jedes Handbuch:

  • „Dos & Don’ts“, also Spielregeln, die für alle Mitarbeiter gelten (zB Dienstkleidung & Umgangsformen)
  • Unternehmensphilosophie & Werte
  • Eigentümerstruktur (Wer ist Gründer des Unternehmens,…)
  • Organisatorisches (zB Arbeitszeiten, Vergütungsmodelle,…)
  • Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen

2. Mit Fotos arbeiten

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ kommt nicht von ungefähr. In vielen Arbeitsbereichen, bedeuten Fotos eine bessere Unterstützung für neue Mitarbeiter als langwierige Erklärungen. Arbeitsabläufe lassen sich besser darstellen und verinnerlichen. Besonders, wenn es um den sensiblen Umgang, beispielsweise mit elektronischen Geräten geht, ist dies hilfreich. Ein anderes Beispiel ist die Gastronomie, wo der Einsatz von Fotos eine gute Unterstützung bieten kann.

Nicht diskutieren, sondern herzeigen

Fotos minimieren den Kommunikationsbedarf. Für die Hausdame des Hotels beispielsweise stellt man Fotos zur Verfügung, die zeigen, wie das Bett hergerichtet wird, wie die diversen Utensilien im Badezimmer platziert werden etc. Sollte es am Beginn nicht klappen, einfach bei einem Fotovergleich noch mal auf die gewünschten Standards hinweisen.

Die Fotos können ganz einfach vom Abteilungsleiter hergestellt werden. Dazu braucht es keinen Profifotografen. Am besten, Sie stellen die Fotos in einem Downloadbereich oder direkt am Handy (WhatsApp-Gruppe) zur Verfügung. So hat jeder Mitarbeiter seine Anweisungen immer in der Hosentasche.

Hilfreich sind auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen in Form von „Foto-Geschichten“. Gehen Sie diese zuerst mit dem Mitarbeiter durch. Danach kann er rasch selbständig arbeiten.

Warum Fotos bei der Einarbeitung hilfreich sind:

  • Fotos sind selbsterklärend und minimieren den Kommunikationsbedarf.
  • Bilder am Handy sind Arbeitsanweisungen, die jeder Mitarbeiter immer in der Hosentasche hat.
  • Schritt-für-Schritt-Anleitungen machen neue Mitarbeiter schnell selbständig.
  • Fotovergleiche (So soll’s aussehen vs. So hat’s ausgesehen) lassen Diskussionen gar nicht erst aufkommen.
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3. Standards in jeder Abteilung definieren

Indem Sie Standards definieren, sparen Sie Zeit. Damit neue Mitarbeiter diese Standards erreichen, brauchen sie einen Leitfaden. Wie ein Navigationsgerät lotst er sie gezielt durch einen Arbeitsvorgang. Was ist zu tun? Was muss ich sagen? Diese Fragen werden Schritt-für-Schritt im Leitfaden erklärt. Neue Mitarbeiter folgen so automatisch ihren Kernaufgaben. Das sorgt für Geschwindigkeit, weniger Rückfragen im Arbeitsalltag und eine selbstständigere Arbeitsweise.

Ein Leitfaden ist bindend für alle Mitarbeiter und schafft Klarheit und Sicherheit. Denn nur was standardisiert ist, lässt sich messen. Ein Leitfaden ist also wie eine Richtschnur, die dem neuen Mitarbeiter anzeigt, ob er seine Tätigkeit korrekt ausführt. Zudem arbeiten die Mitarbeiter in der Abteilung einheitlich. Denn die definierten Standards gelten für jeden Mitarbeiter, zu jeder Zeit, an jedem Standort. Das sorgt für Struktur und eine gleichmäßig hohe Qualität.

Je stärker die Prozesse in Ihrem Unternehmen standardisiert und dokumentiert sind, desto leichter wird Ihrem neuen Mitarbeiter der Einstieg fallen. Ein Beispiel: eine einheitliche Struktur der Dateiablage verringert die Suchzeiten deutlich.

Ähnliches gilt für die Schnittstellen im Unternehmen. Sie sind heute unvermeidbar, da Projekte und Arbeitsaufgaben zunehmend vernetzt sind. Umso wichtiger ist es, dass die Aufgabenverteilung klar ist, gemeinsame Ziele definiert werden und es klare Regeln für die Kommunikation zwischen den Teams gibt.

Definierte Standards haben aber auch Vorteile für Arbeitgeber: Sie sind gezwungen, sich rechtzeitig über ihre Erwartungen an den neuen Mitarbeiter klar zu werden und diese schriftlich zu definieren.

Neue Mitarbeiter brauchen Standards. Denn diese garantieren 

  • Sicherheit: Sie geben neuen Mitarbeiter Gewissheit darüber, ob sie eine Tätigkeit korrekt ausführen.
  • Tempo: Standardisierte Arbeitsweisen verkürzen die Einarbeitungszeit.
  • Einheitliche und gleichmäßige Qualität: Standards sind die Messlatte, an der sich Neulinge orientieren.
  • Schnittstellen: Speziell neue Mitarbeiter müssen die Schnittstellen zwischen Abteilungen kennen um vernetzt arbeiten zu können.

4. Checklisten zur Verfügung stellen um hausinterne Abläufe zu überprüfen

Unternehmen leben von reibungslos funktionierenden Abläufen. Dies gilt es regelmäßig zu überprüfen. Zu diesem Zweck helfen Checklisten. Sie sind ein Mittel zur Selbstkontrolle. Dank Checklisten kann ein neuer Mitarbeiter seine Arbeitsleistung selbst überprüfen bzw. sich optimal vorbereiten. Das macht sie zu exzellenten Nachschlagewerken und stellt sicher, dass sie sich gut in die bestehenden Betriebsabläufe einfügen.

Checklisten müssen funktional aufgebaut sein und konkrete Handlungsanleitungen enthalten. Nur dann können Ihre Mitarbeiter gut damit arbeiten. Checklisten müssen außerdem zum fixen Begleiter werden. Ein Beispiel: Auch wenn Piloten die Abläufe wie im Schlaf beherrschen, arbeiten sie bei jedem Flug zahlreiche Checklisten durch. Das verhindert, dass durch Routine, Stress oder Unachtsamkeit wichtige Punkte vergessen werden. Für neue Mitarbeiter ist diese Hilfestellung umso wichtiger.

Checklisten sind optimale Werkzeuge zur

  • Selbstkontrolle: Habe ich alles erledigt? Kann ich den nächsten Schritt setzen? (Checkliste für den Skilehrer)
  • Verlinkung des Kunden auf weitere Produkte bzw. Angebote. Ein Sporthändler, der gerade einen Ski verkauft hat, kann mit durchdachten Fragen (Checkliste für den Gast) viele weitere Produkte ins Spiel bringen.
  • Gedächtnisunterstützung: wer eine Checkliste abarbeitet, vergisst nichts! Das minimiert Stress und Risiko.

5. Die 50 FAQ’s

FAQ’s begegnen uns häufig im Alltag, beispielsweise im Online-Handel. Sie haben einen wesentlichen Vorteil: Sie sind Hilfe zur Selbsthilfe. Machen Sie sich die Mühe und beantworten Sie die 50 gängigsten Fragen, die Ihnen in jeder Abteilung begegnen, schriftlich. Sie werden überrascht sein, welch wertvolle Unterstützung das für Ihre neuen Mitarbeiter darstellt – schon allein, weil sie sich mit den Fragen Ihrer Kunden auseinandersetzen. Speziell für Service-Mitarbeiter, die dem Kunden Telefontipps und konkrete Unterstützung geben müssen, sind FAQs essentiell.

FAQs sind Problemlöser

Sammeln Sie die Fragen Ihrer Kunden und versuchen Sie die Antworten so genau und umfassend wie möglich zu formulieren. Für Mitarbeiter im Verkauf gehören auch Fragen wie „Wissen Sie über die aktuellen Werbeaktionen Bescheid?“ auf die Liste. Formulieren Sie Fragen und Antworten kurz und verständlich. Weder neue Mitarbeiter noch Kunden schätzen abgedroschene Marketingformulierungen.

Scheuen Sie sich nicht, auch auf kritische Dinge einzugehen. Mit den Antworten geben Sie neuen Mitarbeitern wichtige Argumente in die Hand, auf die sie im Fall einer Reklamation zurückgreifen können.

Die häufigsten zuerst

Je umfangreicher Ihre FAQs ausfallen, desto wichtiger ist es Übersicht zu schaffen. Bei mehr als 20 sollten Sie in jedem Fall sinnvolle und trennscharfe Rubriken anlegen. Gliedern Sie diese nach den Problembereichen Ihrer Kunden und nicht nach Ihren Unternehmensbereichen. Stellen Sie in jeder Rubrik die tatsächlich häufigsten Fragen ganz nach vorne. Empfehlenswert ist auch eine Suchfunktion, damit der Mitarbeiter per Stichwort nach seiner Lösung suchen kann.

Die fachliche Ebene ist wichtig. Aber vergessen Sie nicht die emotionale. Auch Fragen wie „Wie ist heute Ihre innere Einstellung?“ dürfen und sollen in die FAQs.

Last but not least: Text ist nicht alles! Auch per Videos, Screenshots oder Bilder können Fragen beantwortet werden. Sie erklären den Sachverhalt bzw die Funktion oder Handhabung eines erklärungsbedürftigen Produktes häufig sogar schneller. Kombinieren Sie im Bestfall ein aussagekräftiges Bild mit Text um die Antwort schnell und einfach darzustellen.

Warum neue Mitarbeiter die FAQs studieren müssen:

  • Sie beschäftigen sich mit den tatsächlichen Fragen Ihrer Kunden.
  • FAQs geben Mitarbeitern Argumente für schwierige Fragen in die Hand.
  • FAQs sind Hilfe zu Selbsthilfe und schaffen Tempo.
  • Die Antworten vermitteln Fachkompetenz und stärken die Identifikation mit dem Unternehmen.

6. Neue Mitarbeiter rasch einbinden

Begrüßungs- und Feedbackgespräche

Setzen Sie am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ein Begrüßungsgespräch an. Erläutern Sie dabei konkrete erste Aufgaben und händigen Sie ihm Unterlagen wie das Unternehmenshandbuch, Checklisten, etc. aus. Zeigen Sie dem Mitarbeiter nicht nur seinen Arbeitsplatz, sondern auch die anderen Räumlichkeiten, die für ihn relevant sind.

Viele Vorgesetzte agieren nach dem Motto: „So lange ich nichts sage, ist alles okay.“ Für neue Mitarbeiter ist das schwierig. Sie möchten wissen, wo sie stehen und ob ihre Arbeit honoriert wird. Sie erleichtern neuen Mitarbeitern den Start deshalb ungemein, wenn sie regelmäßige Feedbackgespräche einplanen. Klären Sie anfangs mindestens 1 x pro Woche, inwieweit er mit seinen Aufgaben zurechtkommt. Informieren Sie ihn offen und ehrlich darüber, wie Sie seine Leistung einschätzen. Fragen Sie nach, ob ihm noch wichtige Informationen für die tägliche Arbeit fehlen. So können Sie eventuelle Lücken aufspüren, nachbessern und dem nächsten neuen Mitarbeiter einen noch besseren Start ermöglichen.

An Meetings teilnehmen lassen

Sich mit Kollegen auszutauschen ist von unschätzbarem Wert für neue Mitarbeiter. Daher hilft es, sie frühzeitig in Meetings zu integrieren. Das erleichtert die gegenseitige Vorstellung von erfahrenen und neuen Mitarbeitern. Zudem bekommen die „Neulinge“ rasch einen guten Einblick in die Arbeitsweise ihrer Abteilung. Meetings sind für neue Mitarbeiter eine optimale Gelegenheit um laufende Projekte kennen zu lernen und zu verstehen, welche Rolle ihnen darin zugedacht ist.

Wenn neue Mitarbeiter an Bord sind, sind kurze Vorstellrunden bei Meetings sinnvoll. Aber niemand interessiert sich für gesamte Lebensgeschichte der Anwesenden. Der Name und die Positionen im Unternehmen reichen vollkommen aus.

Protokolle sind ebenfalls hilfreich für neue Mitarbeiter. Schaffen Sie Verbindlichkeiten. Definieren Sie in den Protokollen, wer was macht und bis wann es erledigt sein muss.

Mittendrin statt nur dabei. Warum Meetings für neue Mitarbeiter wichtig sind:

  • Hier lernen sie Kollegen und laufende Projekte kennen.
  • Sie erfahren aus erster Hand, welche Rolle ihnen bei einzelnen Projekten zugedacht ist.
  • Meetings und Protokolle schaffen Verbindlichkeiten. Neue Mitarbeiter wissen, was sie bis wann zu haben.
  • Wöchentliche Feedbackgespräche nicht vergessen! Nur so können Neulinge ihre eigene Leistung einschätzen.

7. Einen Mentor zur Seite stellen

Fester Ansprechpartner

Als Unterstützung für neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner zu bieten, erleichtert vieles. Besonders gut funktioniert der Wissenstransfer, wenn dem neuen Kollegen ein erfahrener Mitarbeiter zur Seite gestellt wird. Das schafft Vertrauen und entlastet die anderen, wenn Fragen auftauchen.

Doch Mentoren sind weit mehr als erfahrene Kollegen, die die Einschulung übernehmen. Sie sind „Unternehmensguides“, die langfristig für neue Mitarbeiter da sind. Sie geben Orientierung und lassen Mitarbeiter von praktischen Erfahrungen profitieren, die in Fortbildungen und Workshops schwer zu vermitteln sind.

Mentoren vermitteln technisches und informelles Know-how

Das betrifft nicht nur „technisches“ Know-how, das am Arbeitsplatz gefragt ist. Mentoren helfen auch, die informellen und zwischenmenschlichen Spielregeln des Unternehmens zu verstehen. Dadurch können neuen Mitarbeiter schneller in die Firmenkultur integriert werden. Denn sie erhalten auch Informationen darüber, wer die richtigen Ansprechpartner in anderen Abteilungen sind, wie sie auf schnellstem Weg zu Informationen kommen, etc.

Ein guter Mentor fördert die selbständige Arbeitsweise eines neuen Mitarbeiters. Gleichzeitig strahlt er eine Vorbildfunktion aus. Und das Beste daran: ein Mentoring-Programm ist keine Einbahnstraße. Auch die Mentoren profitieren von frischen Sichtweisen und neuen Ideen ihrer Mentees.

Die richtige Wahl

Der Schlüssel zum Erfolgt liegt in der Auswahl der Mentoren. Es muss nicht der Abteilungsleiter oder dienstälteste Mitarbeiter sein. Viel wichtiger sind persönliche Kompetenzen wie Einfühlungsvermögen, die Fähigkeit zuzuhören und die Bereitschaft, sein Wissen mit anderen zu teilen. Daher gilt: Mentoren nicht von oben bestimmen, sondern mit in Frage kommenden Mitarbeitern klären, wer es gerne machen würde. Nur wer diese Aufgabe mit Freude macht, macht sie auch gut!

Mentoring-Programme erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg, weil

  • Mentoren ihre Fachkompetenz, aber auch ihr Know-how in Sachen zwischenmenschliche Spielregeln weitergeben
  • Mentees rasch Einblick in die Firmenkultur, Teams und Projekte erhalten
  • die persönliche Beziehung Sicherheit und sozialen Rückhalt gibt
  • der Mentor die Stärken des neuen Mitarbeiters am schnellsten erkennt

Fazit

Als Personalverantwortlicher können Sie neuen Mitarbeitern die Einarbeitung auf vielfache Weise erleichtern. Bekommen diese am Beginn ihrer Tätigkeit die entsprechende Unterstützung, verkürzt das ihre Einarbeitungszeit und es profitieren alle davon.

2018-11-06T11:47:57+00:00

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