7 Tipps, wo Sie ein Budget für Bildungsmaßnahmen herbekommen

Bildungsmaßnahmen sind wichtig für Unternehmen. Die Komplexität der Projekte und Produkte steigt. Die „Halbwertszeit“ des Wissens sinkt. Besonders der digitale Fortschritt verlangt nach einer kontinuierlichen Anpassung des Know-hows im Unternehmen. All das macht Weiterbildung immer wichtiger.

Bedauerlicherweise kollidiert das Budget für Bildungsmaßnahmen häufig mit dem notwendigen Schulungsbedarf. Entweder ist das Geld knapp oder anders verteilt. So bleibt für das Schulungsbudget nicht genügend übrig. Gerade für kleine Firmen ist die systematische Personalentwicklung ungleich schwerer umzusetzen, als für große. Hier sind Lösungen gefragt. Wir geben Ihnen 7 Tipps, die Ihnen helfen, ein Budget für Bildungsmaßnahmen aufzutreiben.

Tipp 1: Budget für Bildungsmaßnahmen LANGFRISTIG einplanen

Praxisbezogene Bildungsmaßnahmen rechnen sich immer. Sie vermitteln Ihren Mitarbeitern wertvolle Kenntnisse, die diese sofort in den Arbeitsalltag integrieren können. Wie viel Budget für Mitarbeiterschulungen zur Verfügung steht, schwankt je nach Branche und Größe der Firma. Für alle gilt jedoch: Planen Sie die Bildungsmaßnahmen zumindest im Jahresrhythmus. Setzen Sie Prioritäten und arbeiten Sie diese systematisch ab. Schauen Sie sich rechtzeitig an, welche Mitarbeiter wann da sind. Berücksichtigen Sie neben Urlauben und Ferienzeiten auch Fenstertage, die gerne kurzfristig freigenommen werden. Prüfen Sie, ob jene Mitarbeiter, die zu bestimmten Zeiten nicht an Schulungsmaßnahmen teilnehmen, das zusätzliche Arbeitspensum überhaupt schaffen.

Während einige Unternehmen hohe Investitionsbereitschaft zeigen, schöpfen andere ihre finanziellen Mittel nicht richtig aus. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe. Im laufenden Betrieb ein Schulungsbudget zu erhalten, gestaltet sich oft schwierig. Wer kurzfristig Budgets für Ausbildungen bereitstellen muss, kann oft nur Kürzungen bei anderen Ausgaben vornehmen. Sollte sich das nicht vermeiden lassen, prüfen Sie gründlich die verschiedenen Budgets. Wo lassen sich Einsparungen vornehmen? Oftmals wird beispielsweise unnötig viel in teure Hardware investiert.

Dabei geht es nicht primär darum, anderswo dauerhaft Gelder zu streichen. Budgets sollten flexibel sein und sich nach der gegenwärtigen Situation im Unternehmen richten.

Führen Sie sich eines vor Augen: erfolgreiche Unternehmen investieren bis zu 5 % ihres Jahresumsatzes in Aus- und Weiterbildung. Es lohnt sich daher, eine kontinuierliche Ausbildungsplanung anzustreben. So vermeiden Sie, dass ein hohes Ausbildungsbudget in kurzer Zeit ansteht. Hilfreich ist auch, in wirtschaftlich guten Zeiten Rücklagen aufzubauen um in schlechten Zeiten antizyklisch zu arbeiten.

Nur wer langfristig plant, plant effizient

Planen Sie Bildungsmaßnahmen zumindest im Jahresrhythmus. Nur so ist sichergestellt, dass Sie die Mitarbeiter problemlos „freispielen“ können. Setzen Sie Prioritäten. Wer diese rechtzeitig kommuniziert, hat bessere Chancen auf ein entsprechendes Budget.

Tipp 2: Budget für Bildungsmaßnahmen RICHTIG einplanen

Schulungsmaßnahmen richtig zu planen bedeutet in erste Linie, nachhaltig zu planen. Große Lerneinheiten mit einer hohen Informationsdichte werden schnell wieder vergessen. Daher macht es Sinn, die Einheiten aufzuteilen. Stellen Sie Trainer über einen längeren Zeitraum begleitend zur Seite. Die Mitarbeiter müssen nach dem ersten Input die Möglichkeit haben, das Erlernte im Alltag zu testen. Hier tauchen oft Fragen auf, die gemeinsam mit Trainer und Kollegen in der nächsten Schulungseinheit geklärt werden können.

Betriebliches Lernen heißt außerdem wiederholen. Nur so gelingt es, die „Vergessenskurve“ zu unterbrechen. Halten Sie das Rad immer in Bewegung. Stillstand kann für ein Unternehmen zum gefährlichen Stolperstein werden!

Mit einer sinnvollen Aufteilung entlasten Sie auch ihr Schulungsbudget. Regelmäßig kleinere Beiträge abzuführen gelingt einfacher, als einmalig eine größere Summe.

Wer sein Budget effizient einsetzen will, muss die Schulungsmaßnahmen evaluieren. Fragen Sie bei den Mitarbeitern nach, ob ihnen das besuchte Seminar im Arbeitsalltag tatsächlich weiterhilft. Schauen Sie sich auch Ihre Kundenbewertungen an. Wenn Schulungsmaßnahmen positiven Einfluss auf Bewertungen zeigen, haben Sie offensichtlich einen Nerv getroffen und können hier weiterhin ansetzen.

Warum Sie Bildungsmaßnahmen in kleine Einheiten aufteilen sollten:

  • Kleine Einheiten entlasten das Budget. Regelmäßig kleinere Beiträge aufzustellen ist leichter, als selten große.
  • Ihre Mitarbeiter können das Erlernte im Alltag testen und bei der nächsten Einheit konkrete Fragen klären.
  • Lernen heißt wiederholen. Das garantiert eine höhere Merksicherheit.
  • Evaluieren Sie die Schulungsmaßnahmen. Das hilft bei der weiteren Planung.

Tipp 3: Unterstützung von außen suchen

Manchmal lässt sich kein Budget für Bildungsmaßnahmen ohne fremde Hilfe generieren. Weisen Sie beispielsweise Lieferanten und Zulieferbetriebe bei Einkäufen auf das Budget für Bildungsmaßnahmen hin. Eventuell lässt sich hier nachverhandeln.

Sinn macht das in sämtlichen Branchen, wo Sie als Fachhandelspartner bzw. Wiederverkäufer auftreten. Denn wie gut Ihr Vertrieb bzw. Ihre Sales-Abteilung arbeitet, hängt längst nicht nur vom Produkt ab. Dienstleistungen wie Beratung, Planung oder Installation bilden einen wichtigen Teil im Gesamtsystem. Hier braucht es geschulte Mitarbeiter. Sie sind der Schlüssel, damit immer komplexere Produkte und besser informierte Kunden optimal betreut werden.

Starke Partnerschaften mit Herstellern

Ein Beispiel: In einem Planungsstudio für Küchen müssen Ihre Mitarbeiter auch wissen, welche neuen Geräte es gibt und was diese können. Warum ist ein Kombidämpfer heute ein absolutes Muss in jeder Küche? Warum haben herkömmliche Dunstabzüge ausgedient und sind längst zu echten Hinguckern geworden? Ihre Mitarbeiter müssen nicht nur wissen, welche neuen Geräte es gibt, sondern auch warum. Nur dann können sie dem Kunden all diese Dinge schmackhaft machen. Dazu braucht es Informationen aus erster Hand. Fragen Sie also direkt bei den Herstellern nach, ob sie Schulungsmaßnahmen anbieten bzw. sich finanziell beteiligen würden.

Denken Sie nicht nur produktzentriert. Das greift zu kurz. Auch das Wissen um erfolgreiches Verkaufen am Point of Sale oder den Ausbau des Stammkundengeschäfts ist für viele Branchen zentral. Scheuen Sie sich nicht davor, Ihre Partner über geplante Schulungen in diesen Bereichen zu informieren und konkret um Unterstützung zu bitten.

Holen Sie sich Partner und Hersteller als Sponsoren für Weiterbildung ins Boot.

Ihr Verkaufsteam ist nicht allein von der Qualität des Produkts abhängig. Beratung, Planung,  Installation, Betreuung der Stammkunden – all das ist genauso wichtig. Hier braucht es geschultes Personal. Überzeugen Sie Hersteller oder Produzenten, sich an Weiterbildungsmaßnahmen zu beteiligen. Schließlich kommen diese auch ihnen zu Gute.

Tipp 4: Fördermittel richtig ausschöpfen

Viele Unternehmer verzichten darauf, Fördermittel für Bildungsmaßnahmen in Anspruch zu nehmen, weil sie sich vor dem „Papierkram“ scheuen. Dabei gibt es eine Reihe von Programmen, die mit überschaubarem Aufwand genutzt werden können.
Zugegeben. Der Förderdschungel in Österreich ist dicht und unübersichtlich – doch wer sich einen Einblick verschafft, kann viel herausholen.
Informieren Sie sich, welche Fördermaßnahmen für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Ob und in welchem Umfang Förderstellen diese bewilligen, hängt von vielen Faktoren ab und lässt sich nur individuell feststellen.

Grundsätzlich basiert ein Großteil der Fördermöglichkeiten für Weiterbildung auf drei Säulen:

  • bundesländer-spezifische Modelle,
  • EU-Töpfe und
  • steuerliche Möglichkeiten.

Wichtige Datenbanken für die Förderung von Weiterbildung:

EU-Gelder aus dem ESF nutzen

Als Unternehmen haben Sie die Möglichkeit, beim AMS eine Förderung aus dem Europäischen Sozialfond (ESF) zu beantragen. Dieser Fond übernimmt bis zu ¾ der Kurskosten (bis max. € 10.000,– pro Teilnehmer) für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen Ihrer Mitarbeiter.

Bis zu 4.000,- Euro für Qualifizierung im Bereich Digitalisierung

Die Digitalisierung stellt vor allem kleine und mittlere Unternehmen vor große Herausforderungen. Auch hier gibt es spezielle Fördermittel. So können Unternehmen bis zu 4.000,- Euro für Beratungs- und Qualifizierungsmaßnahmen in diesem Bereich beantragen. Das Förderprogramm läuft vorerst bis Ende 2018. Mehr dazu auf www.kmudigital.at

Fördermittel anzapfen lohnt sich

Förderungen für Weiterbildung gibt es auf verschiedenen Ebenen (EU, Bund, Bundesländer). Sich eine Übersicht über die Möglichkeiten zu verschaffen zahlt sich aus.

Informieren Sie sich am besten direkt beim AMS oder bei der Wirtschaftskammer.

EU-Mittel können über den Europäischen Sozialfond beantragt werden.

Tipp 5: Informieren Sie sich über steuerliche Anreize

Grundsätzlich sind Kosten für Weiterbildung Betriebsausgaben. Dazu zählen Kurskosten sowie Ausgaben für Fachbücher, Unterbringung, Verpflegung und Anreise. Für Unternehmer gibt es darüber hinaus einen zusätzlichen steuerlichen Vorteil: den „Bildungsfreibetrag“ oder die „Bildungsprämie“.

Der „Bildungsfreibetrag“ wird als fiktive Betriebsausgabe verbucht und wirkt daher gewinnmindernd. Er beträgt 20 Prozent der Aufwendungen für externe Bildungsmaßnahmen (Unterbringungs- und Reisekosten können nicht einberechnet werden). Das heißt, durch diesen Freibetrag werden die tatsächlichen Kosten für die Weiterbildung zu 120% als Betriebsausgabe wirksam.

Die „Bildungsprämie“ von 6 % der Bildungsaufwendungen ist eine Gutschrift auf dem Abgabenkonto, wenn sie mit einem der Steuererklärung angeschlossenen Verzeichnis geltend gemacht wird. Die Bildungsprämie kann jedoch nur für Bildungsausgaben geltend gemacht werden, für die kein Bildungsfreibetrag in Anspruch genommen wurde. Ob man besser den Bildungsfreibetrag oder die Bildungsprämie wählt, hängt von der Höhe des steuerpflichtigen Gewinns des Betriebes ab.

Grundsätzlich gilt: bei Steuerfragen gibt es sehr viele Einzel- und Sonderregelungen. Im Detail kann Ihnen daher das zuständige Finanzamt oder Ihr Steuerberater am besten weiterhelfen.

Weitere Informationen finden Sie auf:

www.wko.at/steuern
www.bmf.gv.at/steuern

Weiterbildung steuerlich absetzen

Egal ob Kurs- oder Seminarkosten, Kosten für Lehrbehelfe oder Nächtigungs- und Fahrtkosten. Unternehmen können all diese Ausgaben steuerlich geltend machen. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt auch über zusätzliche Anreize wie die Bildungsprämie oder den Bildungsfreibetrag.

Tipp 6: Qualifizierungsverbünde schließen

Durch Partnerschaften mit anderen Betrieben entlasten Sie Ihr Schulungsbudget. Der Vorteil: nicht jede Firma organisiert für sich selbst, was gerade für kleine Unternehmen oft schwierig ist. Die Verwaltung, Recherche, Koordination und Betreuung erfolgt zentral im Verbund. Das spart Zeit, Geld und garantiert einen reibungslosen Ablauf bei Schulungen und Förderansuchen.

Für Bildungskooperationen gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Qualifizierungskooperation: Dabei tun sich Unternehmen unterschiedlicher Branchen in einer Region Das spart nicht nur Geld, sondern fördert auch den unternehmensübergreifenden Austausch. Ein Qualifizierungsverbund legt häufig den Grundstein für eine weitere Zusammenarbeit. Daher lassen sich Weiterbildungsmaßnahmen im Verbund auch gut zum Netzwerken nutzen. Ein Beispiel ist die NLW Tourismus Marketing GmbH, die für ihre Mitglieder gemeinsame Vorträge und Schulungen organisiert. Von Hotels über Gastronomiebetriebe bis hin zu Produzenten und Direktvermarkter.
  • Erfahrungsgruppe: Hier kooperieren Unternehmen, die ähnliche Kunden betreuen, aber nicht in direktem Wettbewerb zueinander stehen, da sie andere Regionen Wie das gelingt, zeigt unter anderem SERVICE&MORE (https://www.serviceandmore.at/servicemore-garant-austria-wohnunion/), ein Verband der Tischler, Küchengestalter und Sanitär-Spezialisten. Hier haben sich klein- und mittelständische Fachbetriebe zusammengetan, um sich bei der Erweiterung ihrer Kompetenzen im Einkauf, Marketing und der Unternehmensführung gegenseitig zu unterstützen.
  • Qualifizierungsverbund: Auch der Zusammenschluss von Betrieben aus der gleichen Branche innerhalb der gleichen Region kann für alle Seiten Vorteile mit sich bringen. Eine Reihe von Villacher Hotels beispielsweise macht seit längerer Zeit in Sachen Weiterbildung, u.a. für Führungskräfte, gemeinsame Sache. Dadurch profitieren speziell kleine Unternehmen, die für eigene Seminare zu wenig Budget hätten.

Kooperationen sparen Kosten

Wer sich in Sachen Aus- und Weiterbildung mit anderen zusammentut, kann viel Geld sparen. Bündeln Sie Ihre Kräfte mit Partnerbetrieben. Das erleichtert die Organisation, Koordination und Abwicklung von Schulungsmaßnahmen. Egal ob Kooperationen innerhalb einer Branche, innerhalb einer Region oder beides – bewährt haben sich ganz unterschiedliche Modelle. Wichtig ist: Konkurrenzdenken ausschalten und stattdessen durch neue Netzwerke profitieren.

Tipp 7: Einzelne Mitarbeiter über Stiftungen einstellen und darüber die Ausbildungskosten refinanzieren

In Österreich gibt es zahlreiche Stiftungen, deren Ziel es ist, Menschen wieder in den Arbeitsprozess zu integrieren. Viele dieser Stiftungen wollen soziale Verantwortung übernehmen, indem sie sich dem Thema „Wiedereinstieg“ verschreiben oder jene Leute unterstützen, die es besonders schwer haben einen Job zu finden. Das Thema Aus- und Weiterbildung ist daher für sie ein zentrales Anliegen.

Häufig nehmen Stiftungen selbst Mitarbeiter auf und übernehmen dann die Kosten für die Qualifizierung. So etwa die Regionale Arbeitsstiftung Salzburg. Sie entwickelt mit dem AMS Modelle um für Unternehmen geeignete Mitarbeiter auszubilden und den Arbeitnehmern eine möglichst durchgängige Erwerbsbiografie zu gewährleisten.

Eine Kooperation mit einer Stiftung macht also für viele Unternehmen Sinn.

So können Stiftungen vielleicht auch Ihr Bildungsbudget entlasten

Informieren Sie sich, ob es in Ihrem Einzugsgebiet Stiftungen gibt. Fragen Sie nach, welche Mitarbeiter dort beschäftigt sind.
Überlegen Sie, ob einer davon in Ihr Unternehmen passt.
Welche Ausbildung braucht er noch?
Übernimmt die Stiftung die Ausbildungskosten zur Gänze?

Beispiel: Magna-Stiftung für Fachkräfteausbildung

Als Vorbereitung auf einen wichtigen Auftrag eines Autokonzerns hatte das Unternehmen über die Outplacement-Stiftung „Wirtschaftsoffensive WOF“ bis zu 1.100 Mitarbeiter aus Graz für ein gutes Jahr „zwischengeparkt“ um diese zu Fachkräften auszubilden, beispielsweise zu Mechatronikern oder Lackierern. Die Stiftung nahm auch Mitarbeiter anderer Firmen auf und bot somit vor allem für angelernte Arbeitskräfte – sowohl Magna-Leuten als auch Externen – die Chance eine Facharbeiter-Ausbildung abzuschließen. Die Hauptlast der Kosten trug der Zuliefer-Konzern, der Rest wurde unter AMS und dem Land Steiermark aufgeteilt.

2018-11-06T11:44:59+00:00

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