In welchen Bereichen muss ich meine Mitarbeiter schulen?

Seminare, Fortbildungskurse, Schulungen oder Konferenzbesuche: Weiterbildung gehört zum „daily business“ in jedem Unternehmen. Denn die Anforderungen der modernen Arbeitswelt sind nicht zuletzt durch die Digitalisierung hoch. Viele Arbeitsfelder ändern sich rapide. Selbst junge Jobeinsteiger müssen ständig am Ball bleiben. Um einen kompetenten und erfolgreichen Mitarbeiterstamm zu sichern, sind Weiterbildungen Pflicht.

Doch in vielen Unternehmen ist die Liste an „Schmerzpunkten“ lang. Ineffiziente interne Abläufe, fehlende fachliche Kompetenzen oder technische Neuerungen. Häufig gibt es mehr als einen Bereich, in dem Handlungsbedarf besteht. Gleichzeitig werden Gebiete abseits der fachlichen Wissensebene oft sträflich vernachlässigt.

Hinzu kommt, dass wir heute nicht wissen, welche Mitarbeiter in fünf oder zehn Jahren über welche Kompetenzen verfügen müssen. Zu schnell schreiten die Entwicklungen voran. Personalentwicklung kann da rasch zur Irrfahrt werden. Wo angesetzt werden muss, kann nur individuell für jedes Unternehmen ermittelt werden. Wir haben für Sie die sieben wichtigsten Tipps, mit deren Hilfe Sie definieren, wo Ihre Mitarbeiter Bedarf an Weiterbildungsmaßnahmen haben.

Tipp 1: Suchen Sie nach freien Kapazitäten

Viele Unternehmen machen den Fehler, sich zu sehr auf künftige Wachstumsmärkte zu konzentrieren. Wer nur mehr in diese Richtung denkt, verliert jene Bereiche aus den Augen, wo aktuell noch freie Kapazitäten sind. Schauen Sie sich genau an, wo die Auslastung passt und wo nicht.

Sie haben eine ausgezeichnete Küche im Hotel, aber es sind immer zu viele Plätze frei? Sie haben eine neue Fertigungsmaschine gekauft, die höchsten Kundenansprüchen gerecht wird, aber sie ist nicht ausgelastet? Dann müssen Sie Ihre Mitarbeiter schulen. Aber an anderen Positionen! Nicht in der Küche, sondern an der Rezeption, damit die Gäste auf Ihr Restaurant aufmerksam gemacht werden. Nicht an der Fertigungsmaschine, sondern im Vertrieb, damit Ihre Kunden erfahren, welche Leistungen Sie überhaupt abdecken.

Der Knackpunkt ist also: Wenn in einer Abteilung die Auslastung nicht passt, kann die Wurzel des Problems in einer ganz anderen Abteilung liegen. Hier heißt es auf Spurensuche zu gehen, die Problembereiche zu definieren und mit Hilfe der richtigen Schulungsmaßnahmen gegenzusteuern.

Was die Auslastung über den Schulungsbedarf aussagt:

Suchen Sie im eigenen Unternehmen nach freien Kapazitäten. Wo haben Sie noch Luft nach oben? Warum ist das so? Wer sich mit diesen Fragen beschäftigt, wird schnell Schulungsbedarf an unterschiedlichen Positionen entdecken.

Tipp 2: Stellen Sie fest, wo Defizite bestehen

Defizite – seien es fachliche oder menschliche – bestehen in jedem Unternehmen. Die große Hürde besteht darin, diese offen anzusprechen. Wie stellen Sie trotzdem fest, welche Defizite welche Mitarbeiter derzeit aufweisen? Die einfachste und direkteste Informationsquelle ist der Mitarbeiter selbst. Im Zuge des jährlichen Mitarbeitergesprächs muss dieses Thema einen fixen Platz haben. Fragen Sie den Mitarbeiter, wo er für sich Schulungsbedarf ortet. Lassen Sie ihn eigene Vorschläge für Weiterbildungsmaßnahmen einbringen. Vergessen Sie nicht: Mitbestimmung hat Hebelwirkung, wenn es darum geht, zeitgemäße Qualifizierungsangebote zu organisieren.

Die nächste Anlaufstelle sind die Abteilungsleiter. Sie wissen im Allgemeinen sehr gut, wo der Schuh drückt und können klare Empfehlungen aussprechen.

Speziell in der Hotellerie und Gastronomie sagen Kundenbewertungen so gut wie alles darüber aus, wo Ihre Mitarbeiter Defizite aufweisen. Mangelnde Sauberkeit, unfreundliches Servicepersonal oder zu lange Wartezeiten im Restaurant? Wenn Sie das lesen, wissen Sie sofort, wo Sie ansetzen müssen. Aber auch Unternehmen anderer Branchen führen regelmäßig Kundenbefragungen durch. Die Ergebnisse können – bei entsprechender Fragestellung –Optimierungspotenziale aufdecken.

Diese Informationsquellen sollten Sie nutzen, um Defizite bei den Mitarbeitern zu erkennen:  

  • Mitarbeitergespräch: Fragen Sie beim Mitarbeiter direkt, welche Weiterbildung er für notwendig erachtet und lassen Sie ihn eigene Vorschläge einbringen. Nicht vergessen: Mitbestimmung erzeugt Hebelwirkung!
  • Fragen Sie bei den Abteilungsleitern nach.
  • Nutzen Sie Daten aus den Kundenbewertungen oder Kundenbefragungen. Achten Sie auf entsprechende Fragestellungen, um Defizite leichter erkennbar zu machen.

Tipp 3: Beschäftigen Sie sich mit der Zukunft

Zu oft reagieren Weiterbildungsmaßnahmen auf Veränderungen des Marktes und hinken den Anforderungen hinterher. Um auf künftige Entwicklungen vorbereitet zu sein, brauchen Sie keine Glaskugel. Aber ein proaktives Verständnis von Personalentwicklung.

Das Thema Weiterbildung muss stets die Strategie des Unternehmens widerspiegeln. Nur wenn Sie wissen, welche strategischen Weichen Ihr Unternehmen stellt, können Sie vorausschauend agieren. Nur wenn Sie wissen, was Ihre Kunden morgen von Ihnen erwarten, können Sie frühzeitig Talentlücken erkennen und darauf reagieren.

Studien wie jene von „The Global Leadership Forecast 2014/2015″ von DDI und dem Unternehmensverband „The Conference Board“ zeigen, wie viel Human Ressource Management bewirken kann, wenn es an der Geschäftsstrategie ausgerichtet und an deren Weiterentwicklung beteiligt ist. So schnitten Unternehmen mit strategischer Beteiligung von HR mit einer sechsfach höheren Wahrscheinlichkeit finanziell besser ab als Organisationen, in denen HR keine oder nur eine nachgeordnete strategische Rolle spielt.

Was also müssen Sie tun? Wo kriegen Sie die Informationen her, um immer einen Schritt voraus zu sein? Eine der wichtigsten Informationsquellen sind Strategie-Meetings im Unternehmen. Überzeugen Sie die Geschäftsführung, dass es Sinn macht, Sie bei diesen Terminen einzubinden.

Nicht nur die Geschäftsführung, auch HR-Verantwortliche müssen sich mit folgenden Zukunftsfragen beschäftigen:

  • Gibt es relevante technische Entwicklungen, die das Leistungsspektrum des Unternehmens künftig verändern werden?
  • Werden angebotenen Produkte oder Dienstleistungen schon bald durch neue ersetzt?
  • Können neue Methoden und Verfahren die Wettbewerbsfähigkeit verbessern?
  • Gibt es konkrete Innovationsvorhaben und welche Auswirkungen werden sie haben? (z.B. neue Maschinen und wer kann sie bedienen, Investition in einen Reinraum und was müssen meine Mitarbeiter dann wissen und können)
  • Wie entwickelt sich der Arbeitsmarkt allgemein?
  • Wie sieht die Personal- und Altersstruktur im Unternehmen in fünf Jahren aus? Welche Qualifikationen wird mein Team dann haben?

Tipp 4: Metakompetenzen nicht vergessen

Nach den Schritten 1 bis 3 haben Sie in der Regel ein sehr klares Bild davon, in welchen fachlichen Bereichen Ihre Mitarbeiter geschult werden müssen. Jetzt kommt der knifflige Teil. Denn jetzt wird’s persönlich.

Die rasante Entwicklung vieler Unternehmensbereiche erfordert nicht nur neue fachliche Kompetenzen, sondern auch neue Fähigkeiten. Sogenannte Metakompetenzen wie Kreativität, interdisziplinäres Denken oder Veränderungs- und Kommunikationsfähigkeit. Gerade in diesen Bereichen besteht heute eine Kluft zwischen künftigen Anforderungen und aktuellen Schulungsinhalten.

Doch diese Schlüsselkompetenzen, gerne auch Soft Skills genannt, sind genauso erlernbar. Vieles, was Mitarbeitern heute abverlangt wird, fällt unter die Kategorie Methodenkompetenz. Soll heißen: es gibt konkrete Tools, die man sich aneignen und mit deren Hilfe man bestimmte Fähigkeiten trainieren kann. Stress-Management ist ein typisches Beispiel. Manche Mitarbeiter gehen gelassener mit Belastungssituationen um, andere werden hektisch und verlieren den Überblick. Doch mit der richtigen Weiterbildung können Sie ihnen Tools in die Hand geben, um Stress besser zu managen.

Gleiches gilt für das Thema Beschwerde-Management in der Hotellerie und Gastronomie. Manche Mitarbeiter nehmen Kritik persönlich und reagieren zu emotional. Dann müssen Sie eingreifen und schulen. Denn solche Gespräche sind erlernbar. Wer zum Beispiel die 7 Stufen des Beschwerde-Managements kennengelernt hat, weiß, wie man die richtigen Fragen stellt, das Gespräch in die gewünschte Richtung lenkt, sachlich und konkret bleibt, Grenzen setzt und damit letztlich die Akzeptanz des Kunden wieder gewinnt.

Bei Lehrlingen ist die Persönlichkeitsentwicklung ebenfalls ein riesen Thema. Schließlich übernimmt der Lehrbetrieb genau zu dem Zeitpunkt die Verantwortung für die Jugendlichen, an dem sie anfangen, ihre eigene Persönlichkeit zu entwickeln. Da ist Unterstützung gefragt. Immer mehr Unternehmen berichten, dass sie vieles aufholen müssen, was junge Menschen früher von ihren Eltern oder Lehrern mitbekommen haben. Das fängt bei einfachen Kulturtechniken wie Grüßen oder Tischmanieren an und geht bis zu sicherer Körpersprache oder der Gesprächsführung am Telefon.

Unabhängig vom Alter oder fachlichen Qualifizierungsniveau – die Herausforderung liegt nicht darin, Soft Skills bei den Mitarbeitern aufzubauen bzw. zu fördern. Als Personalverantwortlicher müssen Sie zuerst den Bedarf erheben. Schlüsselqualifikationen können nicht so leicht gemessen werden, sondern zeigen sich im Arbeitsalltag – oder eben nicht. Daher gilt es, die gleichen Informationsquellen zu nutzen, wie in Schritt 2 erwähnt: Sprechen Sie beim Mitarbeitergespräch auch diese Formen der Weiterbildung an. Informieren Sie sich beim Abteilungsleiter. Analysieren Sie Kundenbewertungen unter diesem Gesichtspunkt.

Schlüsselqualifikationen sind erlern- und trainierbar

Der Mangel an Schlüsselkompetenzen, gerne auch Soft Skills genannt, zeigt sich nur im Berufsalltag. Kann der Mitarbeiter schlecht mit Stress umgehen? Nimmt er Beschwerden zu persönlich? Dann fehlt es an bestimmten Fähigkeiten, die sich jedoch gut trainieren lassen. Gefragt sind in diesem Fall Seminare, in denen Ihre Mitarbeiter konkrete Tools erlernen, um sich sogenannte Methodenkompetenzen anzueignen.

Tipp 5: Internes Zusammenspiel trainieren

Bis jetzt ging es um die Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters. Doch viele gute „Einzelkämpfer“ sind noch lange kein Garant für den Erfolg. Wie in einem Orchester müssen sie erst emotional und kreativ aufeinander abgestimmt werden. Es geht darum, einen gemeinsamen Takt zu finden. Das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Teams arbeiten nur dann effektiv, wenn die Balance stimmt. Doch ein positives Arbeitsklima, Zusammengehörigkeitsgefühl oder Motivation der Mitarbeiter sind kein Zufallsprodukt. Teambuilding ist ein Prozess, den eine Gruppe durchläuft. Und diesen Prozess kann man unterstützen.

Die Angebote und Methoden sind vielfältig. Von Outdoor-Trainings über Verbesserungen der Schnittstellen bis hin zu Kommunikationsschulungen. Auch „außerbetriebliche“ Maßnahmen wie die Förderungen von gemeinsamen Sportaktivitäten oder die Finanzierung eines gemeinsamen Grillabends pro Abteilung unterstützen letztlich einen positiven „Spirit“ innerhalb des Teams.

Eines gilt es in jedem Fall zu bedenken: Teambuilding-Methoden sollten nicht erst im Krisenfall zum Einsatz kommen, also wenn Konflikte oder Fehlkommunikationen offensichtlich werden. Sobald ein neuer Mitarbeiter hinzukommt, ein Team komplett neu aufgesetzt wird oder sich die Aufgaben ändern, ist Unterstützung ratsam.

Stellen Sie sich folgende Fragen und Sie werden erkennen, ob in einem Ihrer Teams Schulungsbedarf besteht:

  • Sind allen Teammitgliedern die Ziele, Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten klar?
  • Stimmt die Kommunikation untereinander oder gibt es Reibungspunkte?
  • Gibt es einen Teamleiter, der breite Akzeptanz genießt? Gab es einen Wechsel bei der Teamleiter-Position?
  • Ist das Team mit neuen Aufgabenstellungen konfrontiert?
  • Gibt es aktuelle Konflikte oder „Altlasten“ innerhalb der Gruppe, die noch nicht aufgearbeitet wurden?
  • Wie reagiert das Team, wenn Fehler passieren?

Tipp 6: Begleiten Sie loyale Mitarbeiter in ihrem Change Prozess

Wer langfristig erfolgreich sein will, braucht loyale Mitarbeiter. Sie identifizieren sich mit Ihrer Firma und sind in der Kommunikation nach innen und außen einer der besten Werbebotschafter. Nur wenn ein Mitarbeiter bereits seit 30 Jahren in Ihrem Unternehmen aktiv ist, zeugt das noch lange nicht von ausgesprochener Loyalität. Diese erkennt man vielmehr daran, dass ein Mitarbeiter gerne und regelmäßig bei Workshops, Fortbildungsmaßnahmen, Diskussionsrunden, etc. dabei ist, Verbesserungsvorschläge einreicht, sich aktiv einbringt und sich um die nächsten Karriereschritte bemüht.

Loyale Mitarbeiter sind extrem wertvoll, denn sie sind auch die besten Kundenloyalisierer. Doch auch bei ihnen ändern sich im Laufe der Zeit manchmal die Rahmenbedingungen oder Interessen. In den meisten Fällen werden loyale Mitarbeiter diese von sich aus ansprechen. Es kann aber auch sein, dass Ihnen bzw. dem Abteilungsleiter eine Veränderung im Verhalten auffällt. Zeigt der Mitarbeiter plötzlich kein Interesse mehr? Scheint er die Freude verloren zu haben? Dann heißt es, gezielt nachzufragen und mit ihm gemeinsam zu klären, ob er in einem anderen Bereich des Unternehmens vielleicht besser aufgehoben wäre. Ist die neue Aufgabe definiert, braucht es die richtigen Schulungen, um den Mitarbeiter in seinem Change Prozess zu begleiten.

Geben Sie solchen Unternehmensangehörigen in jedem Fall eine zweite Chance! Viele Beispiele aus der Praxis zeigen, dass ein Umstieg von den Außen- in den Innendienst durchaus Sinn macht. Dass ehemaliges Service-Personal auch in der Rezeption ausgezeichnete Arbeit leistet oder dass Montage-Mitarbeiter, die in den Vertrieb wechseln, hier mit ihrem Fachwissen und Praxisbezug punkten.

Finden Sie neue Aufgaben für loyale Mitarbeiter, die sich verändern wollen:

Loyale Mitarbeiter sind selten und besonders wertvoll – als Werbebotschafter und Kundenloyalisierer. Ihnen sollten Sie in der Personalentwicklung besondere Aufmerksamkeit schenken. Wenn sich ein Mitarbeiter verändern will, geben Sie ihm unbedingt eine zweite Chance. Suchen Sie gemeinsam nach einem neuen Betätigungsfeld und ermöglichen Sie die entsprechenden Schulungen.

Tipp 7: Controlling einführen

Von Weiterbildungsverantwortlichen wird heute erwartet, dass sie den Bildungsbedarf der Mitarbeiter rechtzeitig erkennen und die richtigen Maßnahmen setzen. Da sich die Anforderungen auf den Märkten rasant ändern, ist es wichtig, sich regelmäßig anzusehen, ob man noch auf Zielkurs ist. Kurz gesagt: auch in der Weiterbildung ist Controlling ein unverzichtbares Instrument zur Qualitätssicherung. Zeigt die Weiterbildung Wirkung? Macht es Sinn, den Vortragenden wieder zu buchen? Sind die Inhalte in der Praxis überhaupt anwendbar? Diese Fragen lassen sich nur mit Hilfe von Bildungscontrolling beantworten und sind die Basis für künftige Entscheidungen.

Sie wollen herausfinden, ob Sie am richtigen Weg sind oder Ihre Weiterbildungsmaßnahmen überdenken müssen? Dann stellen Sie sich – angelehnt an das Modell von Donald L. Kirkpatrick – folgende Fragen:

  1. Wie zufrieden sind die Teilnehmer mit dem Training? Holen Sie sich Feedback. Fragen Sie Seminarteilnehmer ach ihrem Eindruck vom Vortragenden, von den fachlichen Inhalten und den organisatorischen Rahmenbedingungen.
  2. Was haben die Teilnehmer gelernt? Um das zu ermitteln, empfiehlt Kirkpatrick Tests, Simulationen oder Probearbeiten. Optimal wäre ein Vorher-Nachher-Vergleich. Nur so ist der Lernerfolg nachweisbar.
  3. Verändert sich das Verhalten der Mitarbeiter nach der Maßnahme? Um zu sehen, ob Weiterbildung in der Praxis tatsächlich greift, muss man beobachten bzw. Gespräche mit den Abteilungsleitern, Kollegen oder Kunden führen.
  4. Welche Ergebnisse kann ich ablesen? Gibt es einen messbaren Return on Invest durch die Weiterbildungsmaßnahme? Diese Frage lässt sich beantworten, wenn man sich u.a. Kennzahlen wie Kosten- und Zeitersparnis, Unfallquote und spezielle Qualitätsmerkmale ansieht. Auch kürzere Entscheidungsprozesse oder effektivere Meetings können das Ergebnis von Weiterbildungen sein.
2018-11-06T11:43:18+00:00

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